Come progettare un archivio in ufficio: idee e consigli

Archiviare e catalogare documenti è fondamentale in un ufficio, ma bisogna farlo nel modo giusto per evitare di creare confusione. Ecco come progettare un archivio

Nonostante il valido apporto della tecnologia, è inevitabile che in ufficio ci siano grandissime quantità di materiale cartaceo, tra contratti, documenti, ricevute e quant’altro, che tende ad aumentare sempre più, tanto da richiedere un luogo apposito per conservare tutto senza ingobri.

A questo scopo, è utile, se non fondamentale, progettare un archivio in ufficio, così da avere un posto prestabilito e ordinato dove conservare documenti e ritrovarli con facilità quando servono.

Vediamo insieme come fare a organizzare un archivio funzionale.

A cosa serve un archivio?

Non troppo tempo fa si diceva che la carta sarebbe sparita per sempre, dando spazio alla tecnologia digitale. Eppure, nel 2020 siamo ancora circondati da documenti cartacei che devono rimanere tali per risultare autentici, come atti notarili timbrati e firmati, buste paga, contratti e quant’altro, alcuni dei quali devono essere conservati per almeno 5 anni dalla loro creazione.

Ecco perché è fondamentale avere un archivio cartaceo per conservare ordinatamente e catalogare tutti i documenti della propria attività, stando sempre bene attenti ad aggiornare i fascicoli e stare sempre attenti all’amministrazione.

Di cosa hai bisogno per progettare un archivio in ufficio

Il primo passo da compiere è capire quanto spazio hai a disposizione in ufficio per progettare un archivio, e sarebbe molto indicato dedicargli una stanza intera, anche se non esageratamente grande. Una volta individuato l’ambiente, riempilo tutto di scaffali, mobili, casellari e armadietti, così da evitare di dover comprare altri mobili quando i documenti cartacei aumenteranno con il tempo.

Ecco di cosa hai bisogno:

Scaffalature

Fondamentali, ovviamente, sono le scaffalature. Ne servono di super funzionali, possibilmente alti e spaziosi il più possibile e con moltissimi ripiani. In questa occasione, Madea offre soluzioni davvero validissime, grazie ad una vasta tipologia di librerie, boiserie, archivi e mobili di servizio, classificatori e casellari, armadi contenitori e cassettiere. Ovviamente, anche la scelta dei materiali è molto vasta, tra legno laccato, metallo, vetro e nobilitato per venire in contro ad ogni esigenza estetica.

Faldoni e contenitori

Una volta comprati e installati tutti i mobili e gli scaffali che servono in un archivio, è il caso di comprare contenitori utili a raccogliere i documenti cartacei nel modo più ordinato. Il consiglio è quello di comprarne tanti e di colori diversi da usare per ogni diverso tipo di documentazione, ad esempio rosso per i contratti, blu per atti notarili e così via.

Consigli pratici per ordinare un archivio

L’organizzazione più giusta e pratica di un archivio è quella divisa in fasi di archiviazione. Sarebbe utile, infatti, organizzare tre differenti spazi per un archivio corrente, ossia che raccoglie tutti i documenti che vanno sbrigati nell’immediato, un archivio deposito, per conservare i documenti già smaltiti ma che devono essere conservati ancora per qualche tempo, e un archivio storico, utile a conservare i documenti ormai scaduti.

Se non ti è comodo l’organizzazione dei documenti in base al colore, allora scegli l’ordine alfabetico applicando lettere adesive direttamente sugli scaffali e i faldoni. Per una corretta conservazione dei documenti, è sempre bene riporli in cartelline di plastica trasparente con buchi per anelli, ma ricordati di non conservare carta termica, come quella di fax o scontrini, perché potrebbero sbiadire nel tempo. Meglio fotocopiare su carta normale questi tipi di documenti prima di riporli via.