Sala riunioni: 4 consigli per renderla perfetta

È fondamentale progettare in maniera funzionale i luoghi dedicati ai meeting, così da soddisfare tutte le esigenze di chi lavora in ufficio. Ecco come avere una sala riunioni perfetta

Una sala riunioni è un luogo di lavoro che deve essere progettato per accogliere persone che devono dialogare e confrontarsi per risolvere problemi e pensare insieme a soluzioni. È importante che sia un luogo comodo, che metta tutti a proprio agio e renda le persone propense al dialogo.

Uno studio ha rivelato che quando si è in ufficio si passa il 37% del tempo in riunione. Ecco perché è fondamentale progettare nel miglior modo possibile i luoghi dedicati a meeting, convention, congressi, conferenze e workshop, così da aiutare i colleghi e i clienti a concentrarsi e contribuire a dare un’immagine precisa all’azienda.

Come progettare una sala riunioni

Molti tendono a trascurare l’importanza di una buona sala riunioni e questo, a lungo andare, può essere un danno per l’azienda. La prima regola è creare uno spazio dinamico, organizzato, con un buon arredo bello e funzionale, buon gusto, illuminazione piacevole e acustica ottimale.

Ecco 4 suggerimenti che possono esserti utili per progettarne una perfetta!

• Crea uno spazio flessibile con pareti divisorie mobili

Le riunioni non sono sempre uguali: si va dalle grosse riunioni di team strategiche, alle sedute di brainstorming, agli incontri con i clienti, passando per le videoconferenze. Per ognuna di queste attività ci vuole uno spazio adatto, per questo motivo è importante avere una meeting room flessibile e dinamica, che soddisfi ogni singola esigenza. Le pareti divisorie mobili sono una perfetta soluzione per modificare le geometrie degli spazi e rendere la sala riunioni sempre adatta alle attività da svolgere.

• No al bianco e al grigio per le pareti

Solitamente, in un ufficio e in una sala riunioni si usa il bianco, il grigio o il beige. In realtà, questi colori causano una sensazione di negatività, soprattutto se accostati a luci fredde al neon. Il colore ha un ruolo fondamentale sullo stato d’animo dei dipendenti, anche se questo aspetto viene spesso trascurato. Il consiglio, quindi, è quello di virare su colori tenui tra i blu e i verdi che stimolano concentrazione, produttività e sensazione di benessere, oppure colori più forti come il giallo che stimola la creatività, l’ottimismo e aiuta le relazioni.

• Calcola bene lo spazio

Una perfetta sala riunioni ha una forma rettangolare e soffitti né troppo alti, per evitare riverberi acustici, né troppo bassi per evitare il cosiddetto “effetto stalla” causato dal respiro simultaneo di tante persone. È necessario un adeguato impianto di areazione e un’illuminazione quanto più naturale, ma con finestre che possono essere oscurate facilmente quando si svolgono videoconferenze.

È importante, poi, che ogni persona abbia il suo spazio vitale che è di circa 0,50 mq, quindi è necessaria una superficie di 50×50 per ogni dipendente che occupa la sala. Inoltre, è meglio non attaccare troppo vicine le sedie, così da non creare imbarazzi tra persone che non si conoscono, ma rispettare una distanza di 10-15 cm tra una sedia e l’altra. Non esagerare con le distanze altrimenti rischi di rendere freddo l’ambiente e rendere difficili le conversazioni. L’angolo di linea tra il relatore e le sedie deve essere di massimo 45 gradi, altrimenti chi si siede al di là di questa distanza avrà una cattiva visibilità.

• Crea uno spazio brandizzato

Anche la sala riunioni deve riflettere l’identità della tua azienda e del tuo brand! Utilizza gli stessi colori del tuo marchio, il logo e tutto ciò che può rimandare all’immagine del tuo brand, poiché la sala riunioni accoglierà anche persone esterne alla tua azienda.

Come arredare una sala riunioni perfetta

I mobili e i complementi d’arredo della sala riunioni perfetta devono essere versatili, pratici e belli. Tutto deve essere facile da usare e comodo, così da essere fruito anche per un paio di ore, con complementi adatti a riunioni formali e informali.

I mobili devono essere pochi ma estremamente funzionali, ecco cosa non deve assolutamente mancare:

• Il tavolo riunioni: il fondamentale protagonista della sala riunioni è il tavolo. Questo deve essere scelto in base alle dimensioni della stanza e deve essere collocato al suo centro per lasciare che i partecipanti si muovano senza difficoltà. Puoi sceglierlo di qualsiasi forma, purché si collochi bene nello spazio e che garantisca il contatto visivo tra tutti i partecipanti alla riunione.
• Sedute comode: in base al tavolo puoi scegliere le sedute, che possono essere con o senza braccioli o rotelle ma ergonomiche, super comode e spaziose per starci seduti anche molto tempo senza alzarsi con il mal di schiena.
• Le più recenti tecnologie: ovviamente, dato lo spazio polivalente, nella sala riunioni si deve essere anche in grado di fare videoconferenze, proiezione di video, immagini e slide e quant’altro. C’è bisogno, quindi delle ultime tecnologie audio e video disponibili, magari a scomparsa nel tavolo o nel soffitto.